6 dokumentu pārvaldības programmatūra, lai uzlabotu biroja efektivitāti

Mākoņdatošanas uzglabāšana ir nepamatoti likvidējusi stresu, kas saistīta ar pārmērīgu papīra darbu. Tādējādi darba devēji var ietaupīt laiku un vienlaikus uzlabot darba plūsmu. Tātad, ja jūs vēlaties samazināt papīra dokumentu izmantošanu un uzlabot efektivitāti, jūs esat īstajā vietā. Šajā rakstā ir pieejamas sešas no labākajām dokumentu pārvaldības programmām.

Dokumentu pārvaldības programmatūra, kas pazīstama kā Dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS), ir datorprogrammas, kas speciāli izstrādātas, lai izsekotu, racionalizētu un pārvaldītu dokumentus un darbplūsmu ar galvenajiem mērķiem samazināt darba slodzi un paātrināt darbplūsmu.

Sekojiet šim ziņojumam, lai iegūtu visaptverošu priekšstatu par dažiem labākajiem pieejamiem rīkiem dokumentu pārvaldīšanai.

Kādas ir labākās datoru pārvaldības programmatūras?

1

eFileCabinet

Šodien eFileCabinet ir vadošā dokumentu pārvaldības programmatūra. Tā ir veidota, lai atvieglotu biroja failu glabāšanu, izgūšanu un koplietošanu. Programmatūras funkcija tomēr pārsniedz dokumenta pārvaldību, jo tā ir aprīkota arī ar grāmatvedības un personāla vadības instrumentiem.

eFileCabinet rīko divus atbalsta variantus: darbvirsmas versiju (Windows 10 saderīgs) un mobilo versiju, kas īpaši izstrādāta mobilajām ierīcēm.

Šajā dokumentu pārvaldības programmatūrā ir funkcija, kas pazīstama kā “mākonis”, kas ļauj lietotājiem dublēt savus failus uz mākoņa tieši, izmantojot programmatūras platformu. Ar to lietotāji var viegli apskatīt un iegūt failus, izmantojot jebkuru ierīci, ja šāda ierīce ir savienota ar internetu.

Arī eFileCabinet izpilda visas nepieciešamās nozares prasības, tostarp SEC, HIPAA, FINRA un citas standarta prasības.

Turklāt programmatūra darbojas perfekti ar SecureDrawer, unikālu koplietošanas funkciju, kas kalpo kā faila koplietošanas platforma starp jums un jūsu klientiem. Tā var bez problēmām integrēt dažādas trešās puses programmatūras, piemēram, MS Outlook, drošu e-parakstu, skenerus, printerus un daudz ko citu.

Lastl, . eFileCabinet dokumentu pārvaldības programmatūra piedāvā gan tiešsaistes, gan telpu pakalpojumus. Programmatūra piedāvā divu nedēļu bezmaksas izmēģinājumu jaunajiem lietotājiem, pēc tam viņi var parakstīties uz apmaksātu plānu ar sākuma cenu 15 ASV dolāriem.

Lejupielādēt eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM, bez šaubām, ir viena no populārākajām dokumentu pārvaldības programmām tirgū. Tā ir ļoti daudzpusīga uzņēmuma līmeņa vadības programmatūra, kas veidota, lai izpildītu biroja uzdevumus, sākot no dokumentu pārvaldības līdz darbplūsmas automatizācijai līdz administratīvām funkcijām.

Šis rīks ir īpaši izstrādāts Windows datoriem. Tomēr to var arī piekļūt, izmantojot daudzas citas operētājsistēmas, piemēram, Linux.

Būtībā dokumentu pārvaldības programmatūra satur dinamisku moduļu kopumu, kas vada visas programmatūras pārvaldības darbības. Daži no šiem moduļiem ietver: elektronisko rēķinu sagatavošanu, e-parakstu, kriptogrāfiju (failu šifrēšanai un atšifrēšanai), svītrkodu, pasta arhivētāju un daudz ko citu.

Arī programmatūras elastīgais dizains ļauj tai bez problēmām integrēt atbilstošus biroja rīkus, piemēram, AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office un citus. Tajā ir arī pievienojama autentifikācijas sistēma, kuru var pieslēgt ārējām datu bāzēm vai serveriem, piemēram, SQL, Oracle, MySQL un dažiem citiem.

Ņemot vērā iepriekš minēto, lietotājiem tiek dota iespēja pilnveidot visu darbplūsmu, lai uzlabotu efektivitāti. Līdz ar to šī dokumenta pārvaldības programmatūra daudziem tiek uzskatīta par projektu vadības programmatūru vairāk nekā parasts dokumentu pārvaldnieks.

OpenKM piedāvā divus jaunus plānus: OpenKM kopiena un OpenKM Professional . Pirmais ir pieejams bez maksas (ar ierobežotām funkcijām), bet pēdējais ar jaudīgākām funkcijām ir apmaksāts plāns, un to piedāvā citāts (pielāgota cena).

Lai iegūtu plašāku informāciju par programmatūras un lejupielādes prasībām, piesakieties OpenKM lejupielādes vietnē.

Lejupielādēt OpenKM

3

Templafy

Templafy ir neapšaubāmi viens no labākajiem dokumentu pārvaldības programmatūras tirgiem šodien. Tas ir visaptverošs lietderības rīks, kas paredzēts, lai efektīvi uzglabātu, ielādētu un koplietotu biroja dokumentus. Tā ir mākoņu platforma, kas atbalsta visas datoru sistēmu un mobilo ierīču formas.

Ērtības labad ir arī paredzētas versijas darbvirsmai (Windows ieskaitot) un viedtālruņiem (mobilajām lietotnēm).

Būtībā Templafy atvieglo failu glabāšanu un komandas sadarbību, novēršot tradicionālo, nesaderīgo un dažādo platformu darba procesu.

Dokumentu pārvaldības programmatūra pilnveido visus svarīgos darbavietas instrumentus, īpaši dokumentu ģenerēšanas rīkus, piemēram, MS Office, vienā platformā, tādējādi nodrošinot vienotu darbplūsmu.

Turklāt, Templafy rīko diezgan navigējamu interfeisu, kas padara to par ideālu zemu tehnoloģiju darba vidē, jo katrs komandas dalībnieks spēj sniegt atgriezenisko saiti, koplietot failus un izveidot neiedomājamu dokumentu.

Visi šie kanāli tiek novirzīti caur vienu barību, un to uzrauga administrators (darba devējs), lai nodrošinātu, ka tiek ievērotas visas prasības un kvalitātes standarti.

Visbeidzot, tāpat kā visizturīgākie palīglīdzekļi, Templafy nav lēts. Patiesībā tas ir ērti viens no visdārgākajiem dokumentu pārvaldības programmatūru tirgū. Tas ir pieejams ar fiksētu abonēšanas likmi 355 USD mēnesī. Tomēr pirms pilna abonementa ir bezmaksas izmēģinājuma periods. Lai iegūtu plašāku informāciju, apmeklējiet viņu oficiālo tīmekļa vietni.

Lejupielādēt Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, SutiSoft produkts, ir viena no visaptverošākajām dokumentu pārvaldības programmām tirgū. Tā ir aprīkota ar virkni instrumentu dokumentu pārvaldīšanai un organizēšanai, failu koplietošanai, ierakstu glabāšanai un komandas sadarbības uzlabošanai.

Tā ir tiešsaistes, tīmekļa vietne, programmatūra, kas tiek atbalstīta gan darbvirsmā, gan mobilajās ierīcēs.

Turklāt SutiDMS ir vairāku funkciju rīku komplekts, kas ietver modificējamu informācijas paneli, dokumentu bibliotēku, OCR dokumentu uztveršanu, vairākas integrācijas (ar MS Outlook, Gmail un Yahoo Mail), failu apvienošanu, dokumentu arhivēšanu un saglabāšanu, e-parakstu un forumus starp citiem.

Programmatūra būtībā kalpo kā galīgais uzglabāšanas līdzeklis, kur var saglabāt visus savus dokumentus, un tā tīmekļa funkcionalitāte nodrošina piekļuvi dokumentiem jebkurā laikā.

Tomēr šī dokumentu pārvaldības programmatūra piedāvā uzņēmuma cenu, kas ir pieejama citējot.

Ir divi zemāki plāni: Premium plāns un profesionālais plāns . Profesionālais plāns ir izstrādāts ne vairāk kā 10 lietotājiem, un tas ir pieejams par $ 18 par lietotāju (mēnesī). No otras puses, Premium plāns ir paredzēts vidēja mēroga organizācijai ar mazāk nekā 500 darbiniekiem, un tas ir pieejams 20 ASV dolāru apmērā par lietotāju (mēnesī).

Lejupielādēt SutiDMS

5

FileHold

FileHold ir pilnībā integrēts dokumentu pārvaldības risinājums, kas ietver dažādas funkcijas, lai nodrošinātu lietotājiem centralizētu uzglabāšanu un vienkāršotu darba procesu. Programmatūra ir viena no nedaudzajām dokumentu pārvaldības programmatūrām, kas īpaši paredzētas operētājsistēmai Windows 10 PC un citām Windows versijām (7/8 / 8.1). Tomēr to var piekļūt arī, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammas Linux un Mac datoros.

Programmatūras funkcijas ir iedalītas kategorijās “standarta”, “izvēles”, “pasūtījuma” un “dokumentu skenēšana un attēlveidošana”. Dažas no šīm funkcijām ietver metadatu uztveršanu (dokumentu iezīmēšanu), kalendāru, elektroniskās veidlapas, e-parakstu, OCR (servera pusē), automātisko aizpildīšanu, SmartSoft uztveršanu un vairāk.

Arī FileHold rīko spēju integrēties ar trešo personu programmatūras komplektu, piemēram, MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint un vairāk. Visi šie atvieglo failu glabāšanu, izgūšanu un koplietošanu, kā arī darbplūsmas koordināciju.

Visbeidzot, FileHold piedāvā divus pamatcenas plānus; FileHold Express un FileHold Enterprise. Express plāns ir paredzēts maziem uzņēmumiem, kuros ir mazāk nekā 20 darbinieku, savukārt uzņēmuma plāns ir ideāls lielākām organizācijām vai komandām ar vairāk nekā 20 dalībniekiem.

Abas plānu abonēšanas likmes tomēr ir pieejamas tikai citējot. Jūs varat nosūtīt e-pastu uz FileHold pārdošanas komandu, lai saņemtu cenu par jūsu uzņēmumu.

Lejupielādēt FileHold

6

M-Files

M-Files ir viena no labākajām šodien pieejamajām dokumentu pārvaldības programmām. Tas ir visnozīmīgākais attiecībā uz funkciju “dublēšanās analīze”, kas paredzēta lietotāju aizsardzībai pret dokumentu dublēšanos. Tā ir DMS, kas balstās uz mākoņiem; tādēļ tā tiek atbalstīta gan galddatoros, gan mobilajās platformās.

Ir arī paredzētas darbvirsmas versijas (Windows 10 / 8.1 / 8/7), kā arī mobilās lietotnes izvēlētajām mobilajām ierīcēm.

Bez tam, šī Windows 10 dokumentu pārvaldības programmatūra rīko organizētu atmiņu, kur dokumenti tiek pareizi organizēti un saglabāti. Tā analizē dokumentu meklēšanu, korelējot failu nosaukumus ar citiem saistītiem rādītājiem, piemēram, datumiem un projektiem. Tādējādi programmatūra var viegli novērst dublikātus.

Arī tās vienotā platforma atvieglo darba vietas efektivitāti, uzlabojot uzdevumu piešķiršanu (no darba devēja līdz darbiniekiem) un uzdevumu izpildi un piegādi (no darbiniekiem līdz darba devējam). Gala rezultāts ir produktivitātes uzlabošanās.

Turklāt M-Files ir elastīga DMS, kuru var viegli integrēt ar tādiem instrumentiem kā MS Office un virkni CRM rīku, piemēram, Salesforce. Tas padara to ideāli piemērotu praktiski visu veidu uzņēmumiem. Piedāvājumā ir arī trīs galvenās izvietošanas iespējas, tostarp uz vietas, mākoņos un hibrīdos (kombinēti).

M-Files piedāvā viena mēneša bezmaksas izmēģinājumu jaunajiem lietotājiem, pēc tam viņi var viegli uzlabot uzņēmuma plānu, ko piedāvā citāts.

Lejupielādējiet M-Files

Secinājums

Mūsdienās papīra dokumentu izmantošana visā pasaulē samazinās, un daudzas organizācijas, skolas un valsts iestādes dod priekšroku papīra formāta uzglabāšanas ērtībai papīra failu un mapju apgrūtinājumam.

Līdz ar to pastāv nepārtraukts pieprasījums pēc standarta un ilgstošas ​​dokumentu pārvaldības programmatūras. Attiecībā uz šo pieprasījumu mēs esam apkopojuši dažus no labākajiem dokumentu pārvaldības programmatūras tirgum, lai atvieglotu jūsu lēmumu pieņemšanu, par ko DMS izmanto jūsu uzņēmumam.